Règlements Généraux en date du 21 octobre 2006 CHAPITRE I : Constitution
ARTICLE 1________________________________________________________________ L’organisme est connu et désigné sous le nom de Visions sur l’Art (Québec) Inc.
ARTICLE 2__________________________________________________________________ Le présent organisme à but non lucratif a été constitué par lettres patentes, selon la troisième partie de la Loi de Compagnies du Québec, le 27 mai 1993.
ARTICLE 3_______________________________________________________________ Le siège social de l’organisme est situé au 7005, boul. de Maisonneuve ouest, Montréal (Québec) H4B 1T3 et peut être localisé à tout autre endroit désigné par le conseil d’administration.
ARTICLE 4________________________________________________________________ Le territoire de l’organisme est celui du Québec.
ARTICLE 5________________________________________________________________ Les objets pour lesquels l’organisme a été fondé sont les suivants :
- Sensibiliser, éduquer et former les personnes handicapées ou vivant avec des limitations aux arts d’interprétation et d’expression par le biais d’activités afin de favoriser leur intégration à la communauté culturelle québécoise ; - Concevoir, créer, réaliser, organiser, produire et diffuser des activités, des cours, des - Promouvoir ou administrer des centres de création, de production ou de diffusion artistiques pour personnes handicapées ou vivant avec des limitations ; - Organiser et tenir des campagnes de souscription ou d’autres activités, dans le but de
CHAPITRE II : Membres
ARTICLE 1________________________________________________________________ L’organisme regroupe quatre catégories de membres :
Membre collectif communautaire : groupe communautaire, organisme bénévole, association ayant des assises communautaires intéressés par la mission ou les activités de VSAQ; Membre collectif institutionnel : association, société ou corporation publiques ou privées intéressées par la mission ou les activités de VSAQ; Membre honoraire : toute personne physique ou morale qui a rendu des services à l’organisme ou dont la participation est de nature à favoriser la mission ou les buts de l’organisme, peut se voir conférer le titre de membre d’honneur par le conseil d’administration.
ARTICLE 2________________________________________________________________ Le conseil d’administration détermine le montant de la contribution annuelle des membres et le révise au besoin.
Chapitre III : Assemblées générales
ARTICLE 1________________________________________________________________ L’assemblée générale annuelle a lieu dans les six (6) mois qui suivent la fin de l’année fiscale à une date et à un lieu déterminés par le conseil d’administration.
ARTICLE 2________________________________________________________________ Cette assemblée a lieu dans le but : - de recevoir les états financiers et le rapport d’examen ou le rapport vérifié, selon le cas; - de nommer l’expert comptable ; - d’élire, s’il y a lieu, les administrateurs dont le poste vacant n’a pu être comblé par scrutin postal, au moment de l’assemblée ; - d’approuver les orientations de l’organisme pour l’année à venir.
ARTICLE 3________________________________________________________________ Le secrétaire de l’organisme convoque les membres à l’assemblée générale annuelle au moyen d’un avis écrit posté à leur dernière adresse connue. Le délai de convocation est d’au moins dix (10) jours francs à partir de la date de l’avis de convocation.
ARTICLE 4________________________________________________________________ Le conseil d’administration peut aussi convoquer une assemblée générale spéciale. L’avis de convocation doit énoncer l’objet particulier de cette assemblée et être adressé au moins dix (10) jours ouvrables avant ladite assemblée. Toutefois, une convocation téléphonique peut être faite dans un délai de soixante-douze (72) heures.
ARTICLE 5________________________________________________________________ La présence de 20 membres constitue le quorum des assemblées générales.
ARTICLE 6________________________________________________________________ Tout membre en règle a un (1) droit de vote aux assemblées générales. Le vote se prend généralement à main levée à moins que le scrutin secret ne soit demandé. Toute résolution est adoptée à la majorité des voix des membres présents.
Chapitre IV : Conseil d’administration
ARTICLE 1________________________________________________________________ L’organisme est dirigé par un conseil d’administration de onze (11) membres, dont deux (2) représentent des membres collectifs, autant que faire se peut. Le directeur général ou la personne qui exerce une fonction équivalente y siège ex-officio, avec droit de vote, à moins qu’il ne reçoive une rémunération à ce titre.
ARTICLE 2________________________________________________________________ Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier sont les officiers de l’organisme.
ARTICLE 3________________________________________________________________ La durée du mandat est de deux (2) ans et ses membres sont rééligibles deux (2) fois consécutivement.
ARTICLE 4_________________________________________________________________ Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction tout membre : a) dont la démission est acceptée par le conseil d’administration b) dont la conduite le place en situation de conflit d’intérêt c) qui manque sans justification valable à l’appréciation du conseil d’administration trois (3) rencontres consécutives.
ARTICLE 5 _________________________________________________________________ Le conseil d’administration peut combler tout poste vacant qui survient en cours de mandat. L’administrateur ainsi nommé comble la vacance ou, le cas échéant, termine le mandat de celui qu’il remplace. Toute durée de suppléance inférieure à un an n’est pas comptabilisée au titre de l’article 3 du présent chapitre. Toute durée de suppléance supérieure à un an sera comptabilisée comme un mandat complet au sens de l’article 3 du présent chapitre.
ARTICLE 6________________________________________________________________ Le conseil d’administration est responsable : 1) de la situation légale, financière et opérationnelle de l’organisme y compris l’acceptation des membres ; 2) de l’exécution des décisions des assemblées générales ; 3) des orientations annuelles ; 4) du soutien à la direction générale pour la promotion de la mission et des buts de l’organisme ; 5) de la nomination d’un président et d’un secrétaire d’élection. Ces personnes ne peuvent pas être des membres du conseil d’administration.
ARTICLE 7________________________________________________________________ La fonction d’administrateur n’est pas rémunérée. Toutefois l’organisme peut autoriser le remboursement de dépenses faites par les membres dans l’exercice de leurs fonctions.
ARTICLE 8________________________________________________________________ Les personnes intéressées à être membre du conseil d’administration, peuvent se manifester à la présidente du conseil jusqu’à deux semaines avant la date prévue de l’AGA. Lors de l’assemblée générale, cette liste de candidats est proposé en bloc aux membres.
ARTICLE 9________________________________________________________________ Les postes non- comblés par la liste présentée par le CA sont ouverts à l’Assemblée générale ou, sur proposition de deux membres en règle, des membres en règle pourront se porter candidats. Si nécessaire, un vote élit les nouveaux membres pour les postes vacants.
ARTICLE 10 _________________________________________________________ Cinq (5) et alternativement six (6) membres du conseil d’administration, incluant un (1) ou deux (2) membres collectifs, sont élus chaque année. Ces nombres peuvent varier en fonction des circonstances.
Chapitre V : Réunions du conseil d’administration
ARTICLE 1________________________________________________________________ Les administrateurs se réunissent chaque année aussi souvent que nécessaire. Ils doivent cependant tenir un minimum de trois (3) réunions.
ARTICLE 2________________________________________________________________ Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire, soit à la demande du président, soit sur demande écrite de la majorité des membres du conseil et elles se tiennent à l’endroit fixé par le conseil d’administration. L’avis de convocation de toute réunion du conseil d’administration doit être fait par écrit et être transmis aux membres au moins dix (10) jours avant la tenue de toute réunion. Toutefois, une convocation téléphonique ou par voie électronique, peut être faite dans un délai de quarante-huit (48) heures.
ARTICLE 3________________________________________________________________ La moitié des membres élus plus un (1) constitue le quorum. Toutes les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents. Chaque membre a droit à un (1) seul vote. En cas d’égalité des voix, le président a un vote prépondérant.
Chapitre VI : Comité exécutif
ARTICLE 1________________________________________________________________ Le comité exécutif se compose du président, du vice-président, du secrétaire et du trésorier. Le directeur général ou la personne qui exerce une fonction équivalente y siège ex-officio, avec droit de vote, à moins qu’il ne reçoive une rémunération à ce titre.
ARTICLE 2________________________________________________________________
Le comité exécutif assure la gestion courante des affaires de l’organisme et assume tout autre mandat que lui confie le conseil d’administration. ARTICLE 3 _________________________________________________________________ PRÉSIDENT : - Le président est chargé de toutes les représentations publiques. - Il préside les réunions du conseil d’administration et les assemblées générales. - Il remplit les autres fonctions qui se rattachent à son titre et celles qui découlent des décisions du conseil d’administration et du comité exécutif. - Il est membre d’office de tout comité.
VICE-PRÉSIDENT : - Le vice-président remplit les fonctions du président en l’absence ou en cas d’incapacité du président. - Il partage avec le président la participation aux comités.
SECRÉTAIRE : - Le secrétaire est responsable de la rédaction et de la garde les procès-verbaux des assemblées générales et des réunions tant du conseil d’administration que du comité exécutif. - Il voit à ce que tous les avis soient donnés conformément aux présents règlements ou - Il voit à ce que tous les livres, rapports, certificats et tous les autres documents requis par la loi soient conservés et transmis aux autorités compétentes s’il y a lieu, exception faite des documents à la charge du trésorier. - Il voit à ce que la liste des membres de l’organisme soit à jour. - Il remplit tous les devoirs inhérents à la charge de secrétaire et toutes les autres fonctions que le conseil d’administration ou le comité exécutif peuvent lui confier.
TRÉSORIER : - Le trésorier remplit tous les devoirs inhérents à la charge de trésorier. - Il a charge et garde tous les fonds et valeurs de l’organisme dans la ou les institutions financières ou compagnie(s) de fiducie ou chez tel autre dépositaire déterminé par le conseil d’administration. - Il supervise l’émission des reçus de charité. - Il soumet les états financiers, le rapport d’examen ou le rapport des vérificateurs à l’assemblée générale. - Il voit à ce que tous les livres et autres documents de nature financière soient conservés et transmis aux autorités compétentes, s’il y a lieu.
ARTICLE 4________________________________________________________________ Le quorum est d’au moins trois (3) membres.
Chapitre VII : Comités
ARTICLE 1________________________________________________________________ Lorsqu’il est préférable ou nécessaire d’étudier une question en pleine liberté d’action ou que l’assemblée générale ou le conseil d’administration n’ont pas les renseignements voulus pour se prononcer immédiatement, le conseil d’administration, par résolution en ce sens, confie habituellement cette question à un comité qui sera chargé de lui consacrer une attention spéciale et de lui présenter ses conclusions. Les comités ou jurys sont de trois types : - les comités permanents sont nommés pour toute la durée d’une année financière ou pour aussi longtemps que durent les pouvoirs d’une assemblée générale. - les comités spéciaux sont chargés d’étudier une question spéciale ou de s’occuper d’un - les jurys s’occupent de la sélection des artistes ou artisans pour divers concours, évènements ou activités et leurs fonctions cessent par la sélection des artistes ou artisans ou alternativement, par toute résolution du conseil d’administration en ce sens.
ARTICLE 2________________________________________________________________ Tout membre d’un jury a un devoir d ‘objectivité à l’égard de l’ensemble des artistes qui présentent leurs dossiers. Il doit éviter de se mettre ou de demeurer en situation de conflit d’intérêt réel ou apparent. Le membre du jury devra notamment : - déclarer tout conflit d’intérêt réel ou apparent aux autres membres du jury ; - s’abstenir de juger le dossier d’un(e) artiste qu’il parraine ; - s’abstenir de présenter un dossier d’artiste à l’activité pour laquelle il agit en tant que membre du jury.
Chapitre VIII : Dispositions financières
ARTICLE 1_______________________________________________________________
ARTICLE 2_______________________________________________________________ Les livres et états financiers de l’organisme sont examinés ou vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de l’exercice financier, par l’expert-comptable nommé à cette fin lors de l’assemblée générale.
ARTICLE 3________________________________________________________________ Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’organisme sont signés par les personnes qui sont dûment désignées à cette fin par le conseil d’administration.
ARTICLE 4_______________________________________________________________ Les contrats et les autres documents doivent être signés par deux (2) membres du comité exécutif, soit le président et un autre membre du comité exécutif, pour lier l’organisme. Toutefois, le conseil d’administration peut, sur résolution, autoriser toute autre personne à signer un document spécifique au nom de l’organisme.
Chapitre IX : Dispositions particulières
ARTICLE 1________________________________________________________________ Le conseil d’administration peut faire adopter des règlements nouveaux, abréger ou modifier les règlements existants par les deux tiers (2/3) des membres présents. Ces règlements sont en vigueur dès leur adoption. À l’assemblée générale suivante, ou à une assemblée convoquée spécialement à cette fin, ces modifications doivent être ratifiées par le vote des deux tiers (2/3) des membres présents.
ARTICLE 2_______________________________________________________________ L’organisme ne peut être dissout que par le vote des quatre cinquième (4/5) des membres de l’organisme présents à une assemblée générale convoquée dans ce but par un avis de trente (30) jours donné par écrit à chacun des membres.
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